Kanban para agência de marketing: colunas, cartões e o que a maioria dos quadros esquece

Resposta rápida#

Um Kanban de agência precisa de cinco colunas com significado operacional (Pendente, Em andamento, Aguardando cliente, Aprovação, Concluída), cartões que respondem sem serem abertos (cliente, responsável atual, prazo em linguagem humana, prioridade, progresso de etapas, comentários e anexos) e — o que a maioria dos quadros esquece — um roteiro de etapas por pessoa dentro de cada tarefa, porque "post de lançamento" passa por redação, arte, atendimento e cliente antes de terminar.

O que o Kanban resolve — e o que não resolve#

Kanban é bom em uma coisa: mostrar o estado do trabalho de relance. Em agência, o estado tem duas dimensões que um quadro genérico mistura:

• Onde a tarefa está (o status: pendente, em produção, esperando o cliente).
• Com quem ela está (a etapa: a redatora terminou, a designer está trabalhando, o atendimento ainda não viu).

Colunas resolvem a primeira. A segunda exige estrutura dentro do cartão.

As cinco colunas#

Duas observações. Aguardando cliente é o que separa atraso da agência de espera pelo cliente: o prazo de uma tarefa nessa coluna não é falha da equipe, e a lista dessa coluna é a lista do que o atendimento precisa cobrar. E Concluída deve sair do quadro ativo, senão o quadro cresce até parar de ser lido.

O que o cartão precisa mostrar#

Sem abrir:

• Cliente (com logo, para reconhecer de relance).
• Responsável atual — quem está com a etapa em andamento, não quem criou.
• Prazo em linguagem humana: "em 3 dias", "atrasada há 2 dias". Data seca exige conta.
• Prioridade (Alta, Média, Baixa) e, se houver, posição na fila da pessoa.
• Progresso das etapas (1/3) e quem está trabalhando há quanto tempo.
• Comentários e anexos (contagem).
• Avisos que importam: cliente respondeu, aguardando portal, atrasada.

Se o cartão não mostra isso, a equipe abre a tarefa para descobrir — e abre o chat para perguntar.

O que a maioria dos quadros esquece: o roteiro#

"Post de lançamento" não é uma tarefa de uma pessoa. É redação → arte → atendimento → cliente. Um cartão com um único responsável mente três quartos do tempo.

O roteiro é a sequência de etapas por pessoa, com ordem e status próprios. Ele faz três coisas que a coluna não faz:

1. Diz quem está com a bola agora (a etapa em andamento).
2. Avisa a próxima pessoa quando chega a vez dela — sem "passa para o fulano" no chat.
3. Registra tempo por etapa, o que depois vira relatório de onde o trabalho trava.

Quando a última etapa é liberada ao cliente, a tarefa vai para Aprovação e aparece no portal com "sua vez". Quando ele responde, o cartão avisa a equipe.

Filtros, não colunas#

Cliente, responsável, prioridade, prazo (hoje, semana, atrasadas) e status são filtros. Quem tenta representar isso em colunas ("Cliente A — em andamento") acaba com um quadro que ninguém move. Uma visão útil é a pessoal: "comigo", "vencem hoje", "atrasadas", "urgentes" — chips que filtram o mesmo quadro.

Exemplo prático#

Segunda de manhã, uma agência com quatro clientes e catorze tarefas ativas. O quadro mostra três pendentes, cinco em andamento (uma atrasada há dois dias, com o redator trabalhando), duas aguardando cliente (fotos do cardápio; autorização de depoimentos) e três em aprovação — uma delas com "cliente respondeu": o dono da cafeteria pediu ajuste nos posts da semana às 23h de domingo.

O atendimento não precisou abrir nada para saber o que cobrar (as duas aguardando cliente), o que está atrasado (a landing page) e o que o cliente devolveu (os posts). Isso é o que um Kanban de agência tem que fazer.

Como o BetoHub faz#

O Kanban do BetoHub usa exatamente as cinco colunas acima, cartões com os campos listados e roteiro de etapas por pessoa dentro de cada tarefa. A prioridade da fila vem do Painel de Urgência; a resposta do cliente vem do portal.

Em resumo#

• Cinco colunas, com "Aguardando cliente" e "Concluída" fora do quadro ativo.
• Cartão que responde sem abrir.
• Roteiro por pessoa dentro do cartão — é o que falta nos quadros genéricos.
• Cliente e prioridade são filtros, não colunas.