Portal do cliente na agência: o que mostrar, o que esconder e quais permissões dar
Dar ao cliente um lugar para acompanhar reduz mensagens — desde que ele veja só o que precisa. O que mostrar, o que esconder e como separar ver, comentar, ver arquivos e aprovar.
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- Equipe BetoHub · Produto e operação
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- 3 min de leitura
Resposta rápida#
O portal do cliente deve mostrar as tarefas da empresa dele com status, prazo e prioridade, as peças liberadas para aprovação (com aviso claro de que é a vez dele) e comentários e arquivos que a agência liberou. Não deve mostrar a operação interna: outros clientes, roteiro de etapas, tempo gasto, urgências, chat da equipe. E as permissões precisam ser quatro, separadas: ver tarefas, comentar, ver arquivos, aprovar.
Para que serve um portal#
Metade das mensagens do cliente é "como está?". Ele pergunta porque não tem onde olhar. O portal existe para responder isso sem o atendimento — e para registrar a aprovação de trabalhos que não cabem no cronograma mensal: um vídeo, uma landing page, uma campanha.
O portal não substitui o link de aprovação do cronograma (que é sem login e por mês). Os dois convivem: link para o calendário, portal para as tarefas.
O que mostrar#
| Mostrar | Por quê |
|---|---|
| Tarefas da empresa dele, por status | Responde "como está?" |
| Título, prazo e prioridade | O suficiente para acompanhar sem detalhe operacional |
| Peças liberadas para aprovação, com "sua vez" | Ele sabe o que depende dele |
| Briefing da tarefa | Confirma que a agência entendeu o pedido |
| Comentários e anexos liberados | Conversa e material no mesmo lugar |
| Histórico das respostas dele | Prova para os dois lados |
O que esconder#
- Outros clientes. Óbvio, mas depende de isolamento real, não de "não mostrar".
- Roteiro interno e tempo gasto. O cliente não precisa saber que a arte levou quatro horas nem que a redatora está em outra tarefa.
- Urgências e filas do time. Prioridade interna é decisão da agência.
- Chat da equipe e comentários internos. Um comentário para o cliente é escrito para o cliente.
- Tarefas concluídas antigas. O portal é para o que está ativo; o histórico vai por relatório.
As quatro permissões#
O erro mais comum é um botão só: "acesso ao portal". Na prática, permissões precisam ser separadas por pessoa e por empresa:
- Ver tarefas — habilita o portal para aquela empresa.
- Comentar — permite escrever na tarefa (e ler comentários liberados).
- Ver arquivos — libera anexos (nem todo cliente deve baixar arte aberta).
- Aprovar — permite aprovar ou solicitar ajustes.
Com isso, o diretor aprova e o assistente acompanha; o financeiro vê status sem ver arquivos. A mesma pessoa pode ter permissões diferentes em empresas diferentes de um mesmo grupo.
Se o cliente puder criar tarefas, exija briefing e defina um prazo mínimo (por exemplo, três dias). É o que impede o portal de virar caixa de entrada.
O que acontece quando ele aprova#
A aprovação do cliente não conclui a tarefa. Ela registra a resposta, avisa a equipe e libera o próximo passo interno (publicar, entregar, arquivar). Concluir é uma ação da agência, separada — porque é a agência que responde pela entrega.
Quando ele pede ajustes, o texto do pedido vira comentário na tarefa e a etapa volta para quem produz. O cartão da equipe recebe o aviso; ninguém precisa transcrever.
Como o BetoHub faz#
O portal do cliente do BetoHub mostra três colunas (Pendente, Em andamento, Aprovação) só com as tarefas da empresa do cliente, marca "Sua vez" nas peças liberadas e usa as quatro permissões acima por vínculo. A operação interna — Kanban completo, roteiro, urgências, chat — fica fora.
Em resumo#
- Mostre status, prazo, peças liberadas e o que ele mesmo respondeu.
- Esconda outros clientes, roteiro, tempo e conversa interna.
- Quatro permissões separadas; criação de tarefas só com briefing e prazo mínimo.
- Aprovação do cliente não conclui a tarefa.