Cronograma de postagens para agências: como montar, acompanhar e aprovar com o cliente

Resposta rápida#

Um cronograma de postagens é a lista das peças de um cliente com data de publicação, responsável por texto e arte, situação de cada etapa e status de aprovação. Para funcionar, ele precisa de sete colunas — data, formato/canal, tema, redação (dono + situação), arte (dono + situação), aprovação e observações — e de um ritual: fechar o mês antes de ele começar, produzir por lote e enviar para o cliente aprovar de uma vez.

Cronograma não é calendário#

O calendário editorial é estratégia: pilares, temas, frequência, datas comemorativas. Ele cabe numa apresentação e o cliente gosta de ver.

O cronograma de postagens é operação: para cada dia de publicação, uma peça; para cada peça, quem escreve, quem desenha, em que ponto está e se foi aprovada. Ele não cabe numa apresentação. Ele é a planilha (ou o sistema) que a equipe abre dez vezes por dia.

Agências costumam ter o primeiro e improvisar o segundo. É aí que a produção descobre na quarta que o post de quinta não tem texto.

As colunas mínimas#

Repare que redação e arte são duas etapas, cada uma com dono e situação. É a diferença entre uma planilha que só marca "feito" e um cronograma que mostra onde a peça travou.

Como montar o mês#

1. Gere as datas primeiro. Se o cliente publica segunda, quarta e sexta, o mês já tem 12 ou 13 linhas antes de qualquer pauta. Isso evita "esquecer" uma data.
2. Preencha as pautas em um bloco. Uma sessão de planejamento por cliente, com o calendário editorial ao lado. Cada linha ganha tema, formato e canal.
3. Escreva a chamada para a arte junto com o texto. Quem escreve sabe o que a imagem precisa mostrar. Uma frase basta: "foto do combo em mesa clara, selo 'até 10h'".
4. Produza por lote. Redação fecha a quinzena; arte pega a quinzena. Alternar peça por peça entre as duas funções desperdiça o tempo de troca de contexto.
5. Envie para aprovação de uma vez. O mês (ou a quinzena) inteiro, com prévia do conjunto. Ver o feed montado ajuda o cliente a decidir com contexto.

Acompanhando o mês#

Um cronograma vivo responde quatro perguntas em segundos:

• O que está atrasado? Data de publicação passou e a peça não está pronta nem aprovada.
• O que é urgente? Publica nos próximos dois dias e ainda não está pronto.
• O que foi reprovado? O cliente devolveu e ninguém refez.
• O que está na fila? Ainda não começou, mas tem tempo.

Se a planilha não responde isso sem filtro manual, a equipe passa a confiar na memória do atendimento. Um sistema calcula esses estados a partir da data e da situação das etapas — no BetoHub, cada peça mostra Na fila, Urgente, Atrasada, Concluída, Aprovada ou Reprovada, e os painéis somam isso por cliente.

Como o cliente aprova#

O cronograma bem feito termina em uma página que o cliente entende: a peça como vai ao ar, a legenda, a data e dois botões. Sem planilha exportada, sem PDF de 30 páginas.

Regras que evitam a maior parte dos problemas:

• O cliente só vê a peça quando texto e arte estão concluídos.
• Ele aprova ou reprova por peça, não o mês inteiro em bloco.
• Reprovar exige dizer se o problema é a imagem ou o texto, e o motivo.
• A resposta fica registrada na peça, com data.

Veja o detalhe em fluxo de aprovação de conteúdo e em como aprovar posts com o cliente.

Quando atrasa#

Atraso acontece. O que diferencia uma operação madura é o que ela faz com ele:

• Atraso da produção: a peça muda de data ou é substituída por uma pronta. Não se "empurra" a peça atrasada com a data antiga.
• Atraso do cliente na aprovação: vale a regra combinada — sem resposta em X dias, a peça é considerada aprovada ou sai do mês. Sem regra, a agência absorve o atraso e leva a culpa.
• Refação depois de reprovação: a peça refeita volta para aprovação como nova versão, sem apagar a anterior.

Exemplo prático#

Cafeteria com três posts por semana (segunda, quarta e sexta). Setembro tem 13 datas. Na sessão de planejamento, cada data recebe pauta e formato; o lançamento de um blend no dia 22 ancora a segunda quinzena.

A redatora fecha os textos das seis primeiras peças até o dia 25 de agosto, com a chamada para a arte em cada uma. A designer produz as seis em dois dias. No dia 28, o atendimento envia o link do mês; o cliente aprova quatro peças, reprova uma (imagem: bebidas pequenas demais no celular) e deixa uma para depois. A designer refaz uma peça. Dia 1, o mês começa com cinco aprovadas — e o cronograma mostra as sete restantes em produção, com dono e situação.

Modelo para copiar#

Se você está começando em planilha, use estas colunas, nesta ordem:

Data | Canal | Formato | Pauta | Redação (dono) | Redação (situação) | Chamada para a arte | Arte (dono) | Arte (situação) | Aprovação | Motivo da reprovação | Observações

E três regras: uma linha por data, um dono por etapa, nenhuma aprovação fora da coluna.

Quando o número de clientes fizer essas regras falharem — normalmente quando o atendimento passa a copiar status de um lugar para outro —, é hora de um cronograma de conteúdo com etapas e link de aprovação.